Сертификация бюро переводов в соответствии со стандартами ISO 9001 и EN 15038

В последние годы стандарты ISO 9001 (стандарт системы менеджмента качества) и EN 15038 (Европейский стандарт качества переводческих услуг) стали очень популярной темой для обсуждения на конференциях представителей индустрии переводов.

Если спросить менеджеров бюро переводов, что они думают о стандартах ISO 9001 и EN 15038, часто можно услышать, что это лишь дополнительная бюрократия, лишняя бумажная работа, возросший объем отчетов, правил, а также сбор и хранение ненужных документов, записей и справок. А вознаграждение за все эти труды — знак ISO 9001 или EN 15038, который можно использовать в рекламных целях.

Возникает мысль, что усилия, которые переводческой компании необходимо приложить для получения и подтверждения сертификата, просто нецелесообразны, если документы ISO и EN служат исключительно как рекламный инструмент. Конечно, маркетинговый эффект — это недостаточное вознаграждение за колоссальный объем работы, который компания и ее сотрудники должны выполнить, чтобы стать обладателями сертификатов ISO или EN. Но не следует забывать, что реклама далеко не единственная причина, по которой компании решают внедрять стандарты качества.

Каждая компания имеет свою систему управления, которая позволяет эффективно регулировать и контролировать деятельность и развитие организации. Это и есть главная цель ISO 9001. В этой системе используется процессный подход, позволяющий выделить составляющие деятельности компании и управлять ими. Так как же выглядит компания через призму производственных процессов? На первый план выходит более точный и подробный анализ компании и ее деятельности. В результате каждый отдельный процесс может стать более эффективным, а следовательно, и вся работа компании окажется более результативной. Стандарты следует рассматривать как инструмент совершенствования управления компанией и контроля ее деятельности — аспектов, оказывающих значительное влияние на качество услуг. Более того, внедрение стандартов качества обеспечивает непрерывное развитие компании.

Согласно рассматриваемым стандартам, управление деятельностью — это циклический процесс, который включает:

1. Определение и планирование процессов.
2. Внедрение и реализацию процессов.
3. Проверку и анализ эффективности процессов.
4. Изучение и совершенствование процессов.

Такой подход гарантирует постоянное совершенствование деятельности компании, что ведет к повышению эффективности и более плавной адаптации к изменениям в тенденциях рынка переводов. И кроме того, точное определение и анализ процессов дает руководству достаточно конкретную картину деятельности компании, ее слабых и сильных моментов. Процессный подход также гарантирует эффективное внедрение стратегии развития.

Введение процессного подхода должно начинаться с определения процессов. В случае бюро переводов они выглядят следующим образом:

1. поиск поставщиков;
2. привлечение клиентов;
3. подготовка проекта;
4. управление проектом;
5. выставление счетов клиентам;
6. оплата поставщикам;
7. контроль качества;
8. финансовое планирование;
9. общее управление.

Следующий шаг — это назначение ответственных за выполнение конкретных процессов, определение показателей эффективности, а также установление критериев оценок. Все это позволит создать базу для оценивания процесса. В соответствии со стандартами ISO 9001 и EN 15038 показатели необходимо анализировать каждые шесть месяцев. Однако чтобы максимально эффективно использовать стандарт ISO как инструмент управления компанией, стоит рассмотреть возможность более частого, даже еженедельного, проведения анализа показателей.

Сократить временные затраты позволит автоматизация, то есть применение различных полезных систем и IT-инструментов. Правильно подобранная система поможет в подготовке к определенным действиям и ведении их учета в рамках компании. Такой инструмент будет полезен также при обработке претензий потребителей и выработке любых коррекционных и профилактических мер. Фактически автоматизировать возможно почти все, чего требуют стандарты, тем самым значительно снижается роль человеческого фактора. Эффективное IT-решение позволит вести учет системно, что означает отсутствие необходимости в дальнейшей рутинной бумажной работе. В результате компания имеет не только сертификат качества, но и эффективную систему поддержки менеджмента и развития.

Если вы решите пройти сертификацию системы качества, то в первую очередь следует обратиться в консалтинговую компанию. Также обязательно выясните предполагаемые результаты и ход самого процесса сертификации по стандартам ISO и EN. И в конце концов автоматизированная система менеджмента качества станет для вас поистине бесценной.

Перевод с английского выполнен в бюро переводов «Прима Виста», Москва.  Источник: http://www.freelancersupport.com/articles/item.php?itemid=295