До оформления заказа: начните поиск переводчика как можно раньше
В чем преимущества обращения в бюро заранее:
На этапе оформления заказа: предоставьте менеджеру бюро подробную информацию
Для успешного результата сразу перечислите всю нюансы мероприятия. После оформления заказа вносить изменения будет сложно, это может вылиться в дополнительные затраты, неудобства.
Если вам могут понадобиться какие-то дополнительные услуги от переводчика, но вы не уверены, лучше сразу это озвучить. Допустим, вы заказываете переводчика для поездки за границу на обследование, чтобы он сопровождал вас в поездках по городу. Возможно, вы также хотите, чтобы он переводил на осмотре в клинике, но пока сомневаетесь. Этот вопрос нужно решить заранее, ведь для перевода в клинике нужен переводчик со знанием медицинской тематики.
Кроме того, переводчик рассчитывает свое время, исходя из договоренностей. Если обратиться к нему с «внеурочной» просьбой, он, конечно, постарается войти в ваше положение, но не всегда это выполнимо. Поэтому лучше предусмотреть всё заранее.
Иногда есть специфические пожелания, о которых заказчик забывает сказать. Например, о том, что переводчик должен быть одет торжественно. Если это не оговорено на стадии оформления заказа, ни менеджер, ни переводчик не смогут сами догадаться об этом. Не оттягивать с заказом важно еще и потому, что в спешке легче забыть назвать какие-то нюансы.
После оформления заказа: предоставьте переводчику информацию по мероприятию, дайте указания
Зачем устному переводчику подготовка к мероприятию? Зачем предоставлять ему для этого материалы? Чем эффективнее он подготовился, тем лучше пройдет мероприятие. В каждом мероприятии свои особенности подготовки. Гид-переводчик составляет маршрут под ваши пожелания. Если переводчик нужен для сопровождения в поездке, он будет уточнять организационные моменты. Если устный переводчик нужен для конференции, презентации, выставки и т. д., он будет повторять термины и уточнять факты, другими словами, погружаться в тему. В каждой сфере множество подтем и смежных областей со своими терминами и особенностями. Сходу переводить без подготовки на узкие специфические темы очень сложно.
Лучше, чтобы переводчик уже был знаком с тем, о чем будет идти речь на мероприятии. Если будет презентация нового оборудования или переводчик будет участвовать в его установке, предоставьте ему инструкцию оборудования, материалы презентации и т. д. Если предстоит выставка — ваши буклеты, описания вашей продукции. О том, какие материалы могут понадобиться переводчику, вам подробнее расскажет менеджер бюро после оформления заказа.
Если устный перевод по специфической тематике, очень желательно предоставить глоссарий по теме. Глоссарий — это список терминов с переводом. Почему важно не просто указать термины, но и их перевод? У одного и того же термина могут быть разные толкования, глоссарий помогает переводчику понять, какое из них более желательно для клиента. Если у клиента нет готового глоссария, составить его помогает менеджер агентства переводов.
Бывает достаточно дать ссылку на сайт, если там есть вся нужная информация. Очень полезно назвать имена выступающих (если речь о конференции, тренинге, лекции и т. д.) Переводчик ознакомится с их работами, чтобы лучше понимать, о чем они будут говорить, в идеале — еще и послушает их речь в записи, чтобы получить представление об акценте, о манере говорить (скорости, дефектах речи и т. д.) – чтобы заранее продумать, как подстроиться. Ведь на практике из-за цейтнота переводчику и выступающему не всегда удается познакомиться и пообщаться до начала мероприятия, а выступающие не всегда обладают хорошей дикцией.